Danish English

 

ESS til Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF)

 

Udfordring

 
Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) administrerer uddeling af en del af overskuddet fra tips- og lottomidler til samfunds- og foreningsengagerende organisationer for børn og unge.

 
Administrationsafdelingen varetager den økonomiske drift af DUF, og behandler ansøgninger om tilskud til drift- eller anlægsprojekter. Der er mange forskelligartede opgaver, dokumenter og sagsparter involveret i dette arbejde.

 

DUF havde behov for et tidssvarende sagsbehandlingssystem med følgende egenskaber:

  • Et standardsystem som kan tilpasses organisationens arbejdsgange
  • En effektiv styring af hele ansøgnignsforløbet, som giver overblik for sagsbehandleren
  • Et system som sikrer, at der bliver fulgt op på ansøgninger i rette tid

  • Nem generering af standard dokumenter ud fra definerede skabeloner, og hvor flest mulig informationer

  • flettes ind fra eksisterende datakilder
  • Mulighed for generering af standardrapporter og dataudtræk til Excel inkl. økonomiske nøgletal
  • Fleksibilitet til at kunne gennemføre ændringer i systemet i form af nye puljer og nye processer, uden at dette kræver kodeændringer med deraf følgende omkostninger
  • Mulighed for at ansøgere selv kan indtaste alle oplysninger i en webformular, som er integreret med det IT-system, der anvendes til at behandle de indkomne ansøgninger

 

 

DUF

  

Løsning

 
ESS (Elektronisk Sags System) blev konfigureret til at matche den standardarbejdsgang, som man anvender hos DUF via standardfunktionalitet. De mange konfigurationsmuligheder i ESS muliggjorde, at DUF ikke skulle gå på kompromis med den ønskede sagsgang for behandling af ansøgninger.

 
Økonomiske nøgletal blev gjort tilgængelige via et økonomimodul, som integrerer til DUFs ERP-system og henter relevante data om udbetalinger direkte til sagen. Løsningen er udbygget med ESS Web således, at DUF selv kan opsætte og definere webskemaer direkte fra ESS løsningen. Disse webskemaer publiceres til DUFs
hjemmeside, hvorfra ansøgere anvender dem i ansøgningsprocessen.

 

Udbytte


Efter implementering af ESS og ESS Web har DUF fået følgende udbytte:

  • Større effektivitet i sagsbehandlingen, blandt andet fordi informationer kun tastes én gang og hovedparten af disse indtastes af ansøgeren selv
  • Ensartethed i sagsbehandlingen via de indbyggede standardskabeloner til e-mails og breve
  • Bedre overblik over al korrespondance og information vedr. en ansøgning, som er overskueligt og kronologisk organiseret i ESS. De gode søgemuligheder i ESS medvirker til at brugere hurtigt finder svar på spørgsmål m.v.
  • Sikkerhed for at deadlines overholdes bl.a. ved hjælp af de indbyggede alarmer i ESS
  • Nemt at søge i historik og trække relevante rapporter
  • Hurtigere svartider og bedre driftsstabilitet end man oplevede med det tidligere system

 


 

Du kan hente kundecasen som PDF her.

 


 

Som service og interesse organisation repræsenterer DUF 70 børne- og ungdomsorganisationer.

 
I alt har DUF-paraplyen omkring 5.000 lokalforeninger med 600.000 medlemmer og 100.000 frivillige. Administrationsafdelingen hos DUF beskæftiger knap 40 medarbejdere.

 

Læs mere om Dansk Ungdoms Fællesråd her.

    


  

Tilbage

 

 

 

NNN

DUF

 

”Lector har været en god og

fleksibel samarbejdspartner

gennem hele forløbet, også

når der har været brug for

at gennemføre ændringer til det aftalte.

 
De mange konfigurations-muligheder med ESS

medfører,at vi har oplevelser

af et ”skræddersyet” system, 

selvom vi har købt en standardløsning.”

 
Jesper Kejlhof
Administrationschef
Dansk Ungdoms Fællesråd



        Lector  l  Ordrupvej 101  l  2920 Charlottenlund  l  Tel. +45 44 50 21 50 l  info@lector.dk  l  CVR-nr. 10 02 16 18  l  Følg os på Linkedin Ikon

© Lector 2017