Danish English

 

TeamShare mødemodul til IDA 

 

Med TeamShare mødemodul har IDA effektiviseret deres mødeprocesser.

  

Udfordring

 

Ingeniørforeningen IDA afholder mange bestyrelses- og udvalgsmøder, og havde derfor behov for en effektiv måde at håndtere mødeprocessen på.

  

Der var behov for at kunne håndtere alt, lige fra den indledende planlægning og indsamling af materiale, udarbejdelse af dagsorden med løbende ændringer, indtil sidste øjeblik, styring af nyeste version, referatskrivning og udsendelse af referatet til deltagerne.

 

Det var også vigtigt, at de eksterne bestyrelsesmedlemmer kunne tilgå materialet fra deres egen iPad eller PC.

 

Løsning

 

IDA havde allerede TeamShare til håndtering af dokumenter og kundehenvendelser. Derfor var det nærliggende at udvikle et modul, der kunne håndtere møder, da dokumenterne der skulle behandles som regel fandtes der.

 

I et tæt samarbejde med IDA udviklede Lector et modul til TeamShare, som kunne håndtere hele processen, og gøre det så let som muligt at oprette og afholde møder. Modulet er udviklet som et standardmodul, hvilket gør det muligt for alle TeamShare-kunder at tilknytte det.

 

 

IDA

 

Udbytte

 

IDA har fået et modul, der er skræddersyet til deres behov, og samtidig et værktøj, som er tæt integreret med deres hverdag. Modulet gør det effektivt og fleksibelt at oprette møder, med tilhørende agenda og bilag.

 

Mødematerialet dannes automatisk, herunder agenda og referat (med eller uden tilhørende bilag indlejret efter ønske). Invitationer med tilhørende materiale kan derefter udsendes via Outlook. Skulle der være et punkt på agendaen, som ikke blev behandlet, kan punktet udskydes ved at lægge det i kø til næste møde.

  

Referater kan skrives og oprettes automatisk under mødet eller tilføjes senere. Dermed dannes referatet også automatisk efterfølgende (igen, med eller uden bilag indlejret) og kan udsendes, f.eks. i PDF-format til deltagerne.

 

De interne medarbejdere kan administrere møderne direkte i TeamShare. De eksterne har adgang via en web-browser, og møderne er tilgængelige både på PC, Mac og tablets.

 


 

Du kan hente kundecasen som PDF her.

 


  

IDA er en interesseorganisation og fagforening for tekniske og naturvidenskabelige akademikere med kontorer i København, Odense, Aarhus og Aalborg.

 

Flere end 105.000 ingeniører og cand.scient.er har som medlemmer i IDA en unik adgang til viden om smartere anvendelse af teknologi og viden til løsning af samfundets udfordringer.

 

Læs mere om Ingeniørforeningen IDA her.

  


 

Tilbage

 

 

NNN IDA

 

”Det nye mødemodul

har hjulpet os med at

effektivisere vores

mødeprocesser, og har

givet os en nem måde

at håndtere dagsordener

med meget materiale og ændringer i sidste øjeblik.

 

Det giver os en nyttig

mulighed for at dele mødematerialet med alle

eksterne bestyrelses-

medlemmer, hvor de nemt får adgang fra iPads eller andet device.”

 

Mie Stattau

Gruppeleder, Projektleder Ingeniørforeningen IDA

 

 

   

  

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Lector  l  Ordrupvej 101  l  2920 Charlottenlund  l  Tel. +45 44 50 21 50 l  info@lector.dk  l  CVR-nr. 10 02 16 18  l  Følg os på Linkedin Ikon

© Lector 2017