Danish English

 

Odense Renovation vælger TeamShare

 

Efter udbud er TeamShare valgt som ny ESDH-løsning - bedste løsning til den laveste pris.

 

Udfordring

 

Odense Renovation stod overfor at skulle anskaffe et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Der skulle findes en løsning til hele organisationen med forskellige afdelinger, som i fællesskab løser en række opgaver knyttet til driften.

 

Der var behov for lagring af dokumentation og korrespondance, samt mulighed for samarbejde med en række eksterne samarbejds-partnere, bl.a. Odense Kommune.

Man ønskede også en løsning som kunne integreres med den eksisterende Navision-løsning, og effektivisere det daglige arbejde med automatisering af arbejdsgange.

 

Før indføringen af ESDH anvendte Odense Renovation et papirarkiv til deres kontrakter, et fællesdrev til elektroniske dokumenter uden ensartet struktur, og et stort og uoverskueligt antal mapper. Det var derfor vanskeligt at genfinde dokumenter eller den rette version.

 

Billedarkivet var en væsentlig del af den information der skulle håndteres og det var vigtigt at der var mulighed for at få et hurtigt overblik over billederne.

 

Der var desuden et ønske om, at systemet skulle understøtte og simplificere det daglige arbejde, samtidig med at systemet skulle kunne tilpasses til den enkelte bruger.

 

 

Odense Renovation Billede

 

Løsning

 

TeamShare kunne som standardløsning håndtere alle ønsker som Odense Renovation havde til et kommende system. Løsningen blev tilpasset deres begreber, deres forskellige roller og rettigheder og afløste deres netværksdrev.

 

Et moderne ESDH-system som TeamShare sikrer en brugertilpasset håndtering af dokumenter, og giver mulighed for hurtigt at genfinde sager, projektinformation, dokumenter og kontaktpersoner. Der er også udviklet en integration til Navision og LIFA, som automatiserer oprettelsen af sager og arbejdsgange i tilpassede workflows.

 

Med mulighed for at få en forhåndsvisning af alle filer, herunder også billeder, som det kendes fra Stifinder/Explorer, er det let at finde det rigtige dokument eller billede.

 

Udbytte

  

Med TeamShare har Odense Renovation fået et system, som understøtter medarbejdernes daglige arbejde. TeamShare er tilgængeligt i Outlook, Officepakken og via web browser, og anvender en letgenkendelig brugergrænseflade. De leverede integrationer og workflows mindsker behovet for dobbeltarbejde og manuelle operationer. Samtidigt reduceres risikoen for menneskelige fejl.

  

Ved anvendelse af søgeord og TeamShares søgefunktion, er problemet med at lede forgæves i mapper på et fildrev nu løst.

  

De medarbejdere som arbejder i felten, er sikret adgang til TeamShare vha. TeamShares modul til mobile enheder, dvs. at opdateret information altid er tilgængelig.

  


 

Du kan hente kundecasen som PDF her.

 


 

Odense Renovation har stået for indsamling af aff­ald i Odense Kommune siden sidst i 1800-tallet. Odense Renovation er et 100 % kommunalt ejet aktieselskab, der beskæftiger ca. 180 medarbejdere fordelt på syv afdelinger, hvoraf ca. 30 personer er beskæftiget med administration.

 

Læs mere om Odense Renovation her.

 


 

Tilbage

 

 

 

OOOOOOOO Odense Renovation

 

   

                   

”Med valget af TeamShare fra Lector har vi fået et moderne system til at lagre vores

dokumentation i. Men samtidig - og ikke mindst - har Odense Renovation fået en ny, moderne samarbejdsplatform,

som i høj grad kan effektivisere vores dagligdag.

 

Med TeamShares funktioner til

kommunikation - lidt som man

kender det fra Facebook og Microsoft Lync - kan vi give og lagre kommunikation, som er specifik på en sag eller et dokument.

 

Vi sparer rigtig mange mails, samtidig med at vi rent faktisk

får en logbog direkte på det enkelte sag/dokument, og undgår de udfordringer der er med at anvende mails, når vi er flere, som arbejder sammen om en opgave.

 

Dette er en helt igennem praktisk og smart løsning, som vi ikke lige selv har tænkt over, men som er særdeles brugbar i vores daglige arbejde.”

 

Poul Juul Hansen

Konsulent

Odense Renovation

        Lector  l  Ordrupvej 101  l  2920 Charlottenlund  l  Tel. +45 44 50 21 50 l  info@lector.dk  l  CVR-nr. 10 02 16 18  l  Følg os på Linkedin Ikon

© Lector 2017